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「柯P流」神簡報,只要5分鐘!!

作者:楊倩蓉  圖片:freepik.com 

如何對上司做好溝通、做對簡報,這大概是很多工作者在職場上必須面對的一大難題。

造成難題的原因有幾點:第一,大部份人在面對上司時,因為怕出錯,心情難免緊張忐忑;第二,怕被當場挑剔,溝通時就更沒自信;第三,上司時間寶貴,在有限時間下,更擔心講不清楚。

關於這些困擾,拿來問在網路上有「翟神」之稱的和沛科技創辦人兼總經理翟本喬,可說是再適切不過了。

2014年底,柯文哲當選台北市長後,被幕僚爆料是SOP(標準作業流程)狂,柯文哲也自承如此。面對這樣一位風格快狠準、要求高、討厭出錯的上司,如何應對?當時網路上有一篇「一張圖說明一級主管如何跟柯P報告」的幽默簡報教學,被網友瘋狂轉載,正是曾任柯文哲競選期間「無薪顧問」的翟本喬出手傑作。

你該丟掉3種溝通習慣

翟本喬自己就是典型風格明快、思緒清晰的老闆,有CEO的高度,又對部屬有長年觀察,由他歸納出的教戰守則,格外具有參考價值。

他發現,每個人的生活都隱藏了一些「習慣」,包括溝通。例如跟上司對話,大家都知道要簡單明瞭,偏偏還是會不知不覺將習慣帶進報告中。這些本來看似無害的習慣,碰上日理萬機的主管,一旦讓他心生不耐或厭煩,很容易變成破壞一鍋粥的老鼠屎,讓整個報告的準備功虧一簣。

究竟有哪些習慣,容易成為和主管溝通時的地雷?

「念」簡報

很多人習慣照著投影片上面的文字逐字逐行念,從第一張念到最後一張。翟本喬說:「不用嘛,我讀得比你念得還要快,你要講的應該是投影片上沒寫的,然後稍微解釋一下。」這才是簡報的重點。

無意義的自我介紹

舉例來說,這份著名的柯P流簡報範本,翟本喬開宗明義就在第一張畫了一個大叉叉,寫了一句打臉話:「不要封面:難道我不知道你是誰,今天來講什麼嗎?」(圖1)

翟本喬說,很多人在簡報中花太多時間自我介紹,這或許是因為從小受演講與作文比賽訓練的遺毒,開場時習慣先按照輩分對每個人一一問候。像是「我是某某學校的某某某,今天很高興上台跟大家演講」,結果,2分鐘就這樣過去了。「問題是,一個好的簡報,可能5分鐘就應該講完了,」翟本喬說。

更何況,如果是對上司簡報,面對已經認識你的上司與同事,翟本喬說,千萬不要浪費時間在封面介紹上,能省就首。若不想省,播放1秒後就趕緊換到下一張,直接進入主題。

在一張投影片上放太多重點

在柯P流簡報範本的第二張投影片,上頭只有一個大字,就是「拆」(圖2)。這是翟本喬以柯文哲剛上任時,必須馬上面對忠孝西路公車專用道拆與不拆的問題為例示範:「先講結論:老闆同意就去做,不用解釋理由。」

翟本喬解釋,理想的簡報應該一張投影片只有5行。很多人在一張投影片上密密麻麻寫了30行,深怕遺漏沒講到,結果反而更讓上司抓不到重點而抓狂。其實,最重要的重點先講就好了。

如果上司聽了主要重點後,還需要更進一步的解釋,那就移到第三張投影片的附錄上,用上司習慣的話術去說服他。例如柯P重視數據,那就秀出具體數字給他看(圖3)。

別做自以為酷、卻惹怒上司的「拖拉」簡報

回頭看,為什麼跟上司溝通時,總要強調「不要浪費時間」?

首先,大部份主管都很忙,所以特別沒耐性。其次,根據神經科學家研究,人腦的短期記憶有限,一般人平均只能同時記7件事。想多塞一件,就得遺忘另一件。因此翟本喬認為,簡報如果一頁超過7行,觀眾就不記得了。

他歸納,最常因拖延時間而惹惱上司的簡報做法,也有3項:

拖拉禁忌1:亂用動畫以及特效

拜科技所賜,簡報中可運用的聲光特效愈來愈豐富,不過,翟本喬提醒,投影片上的動畫是為了畫龍點睛,除非必要,否則不要亂用。以今年1月他到行政院上的網路趨勢課為例,行政院給他的講題是「前瞻資通訊發展及應用之國際趨勢」,為了凸顯他對題目的疑惑與不認同,翟本橋直接用動畫在標題投影片上打了一個大問號,意思就是題目設定錯誤,重點不在於此(圖4)。

「動畫是為了強調這個紅色問號,」翟本喬說:「有些人會多此一舉,用旋轉方式飛來飛去,或是投影片上一個字一個字飛出來,讓台下的人等半天。」秀過頭,反而畫蛇添足。

拖拉禁忌2:五顏六色的字塊

翟本喬認為,通常兩個對比的顏色最容易讓人快速記住,若想強調某個字,就要用對比顏色,一目了然。千萬不要弄得五顏六色,讓主題失焦、觀眾眼花撩亂,多花時間去釐清訊息。

拖拉禁忌3:邊回頭看投影片邊解說

不少簡報者習慣邊講解邊看螢幕,不僅無法流暢說完,觀眾也會被講者目光帶著走,頻頻跟著看螢幕,無法專心聽講。更何況,這或許也代表講者準備不夠充分,還得照表操課。因此最好回頭頻率不要太高,偶一為之呼應一下即可。

一場好的簡報,可能5分鐘就應該講完了;而1張投影片如果超過7行,觀眾就不記得了。

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