為提供您更多優質的內容,本網站使用cookies分析技術。若繼續閱覽本網站內容,即表示您同意我們使用 cookies,關於更多 cookies以及相關政策更新資訊,請閱讀我們的隱私權政策與使用條款。
我知道了

小目標設期限,大目標活用80/20法則!

作者:陳怡伶  圖片:freepik.com 

能善用MSN和臉書和團隊溝通,也能不受其誘惑分心,反而持續吸收新知,工作長短期目標都準時達陣,六年級後段班的陳文昭如何做到?

1978年次、交通大學資訊科學與工程研究所畢業的陳文昭,是工研院少見的六年級後段班主管。他2年前一手籌辦3D內容技術部,接下經理一職後,短時間內已成功負責幾個台灣3D數位內容的大案子,包括霹靂布袋戲的3D電影,以及正在進行中的五月天演唱會3D拍攝。

正因為這是門新興領域,所有技術與設備對他都是全新接觸,陳文昭可以在短時間內達陣,同事私底下覺得他「很強」。不過陳文昭不認為自己特別厲害,只是專注力夠,學新東西自然又快又好。

記者問陳文昭,如何讓自己隨時進入專注的狀態?他歸納出以下心法。

一早就為每件事定下截止期限

專注是一種高度集中精神的狀態,但能維持的時間有限,所以陳文昭將專注力運用在最重要的事上。一早進辦公室,他首先列出當天必做事項,並且將每件事定下完成時間。

例如,可以在12分鐘內完成的事情,他就給自己12分鐘,絕不拖延。「當你知道只有12分鐘可以做完,為了達到目標,就會開始專注,」陳文昭解釋。

不過,身為主管,陳文昭很容易被不斷插入的其他事項干擾,一旦專注被打斷,下一次得花更多能量回到原狀。因此,當下他會先評估,如果突發事件可以在2分鐘內解決,他就先回應;如果不行,他會先繼續手上既定工作,告一階段後再回頭處理。

陳文昭強調,做每件事都要設定「截止時間」。例如上網查資料,很多人因為不斷連結到新的頁面,到最後忘了自己查詢的原始目的。因此,即使是瀏覽網頁,他也會規定自己在時間內完成,並且提出最後結論。

活用80/20法則,緊急就開「戰鬥模式」

做好每天的時間管理,有助於專注在小目標上;至於大目標,陳文昭則運用80/20法則,讓自己的精力更有效分配。

他舉例,年底必交的技術報告,是為了檢視這一年的研究成果。但如果12個月都心繫於這份報告,那做其他事的心力都會被這份報告分散。因此,他會先花2個月將報告完成到80%,之後心無旁騖的投入其他事項,若在過程中有新發現,繳交報告前再補充完整即可。

很多人一邊做事,一邊離不開電話、簡訊、MSN或Facebook等社交軟體,這往往是造成分心的主因。陳文昭的經驗是,如果遇到重要事情必須全心全意,他會將自己放在「戰鬥模式」中,也就是隔絕一切雜訊,像是關掉電腦、手機,並且整理出一張沒有雜物的桌子,讓自己沉浸在單純與安靜的環境裡。

例如,今年10月在前往上海拍攝五月天演唱會2週前,團隊正因為立體攝影機的光軸無法準確對焦而苦惱。如果這個問題沒有解決,影響層面非常廣。陳文昭立刻關起門來,搜尋國外相關論文,終於在最後一刻讓他找到解決方案,他快速閱讀並融會貫通後,寫了一個新程式,成功將立體攝影機鏡頭光軸校正完成,讓所有人都鬆了一口氣。

「如果是我,應該會找尋其他補救方法,但他卻能在這個問題上持續努力,」他的部屬、工程師林仲偉佩服地說。就是因為陳文昭善用專注的力量,一次次解決困難,才能讓團隊信服,也不斷寫下部門的里程碑。

劉明雄
展現績效:超越目標的15堂工作心法
NT$2480 NT$1490

精 選 文 章

劉明雄
展現績效:超越目標的15堂工作心法