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1天300封信、1個月128場會!把精力殺手變管理利器!

作者:蘇思云  圖片:廖祐瑲 

賴佳怡說,「領導者還是可能犯錯,但重要的是,能不能面對自己不完美的地方,做出改變。」

第一眼見到穿著白色套裝的NEC台灣總經理賴佳怡,她笑容滿面,記者還沒開口,她便率先反問:「你們平時這麼忙,有沒有多運動?」語氣輕快充滿活力。

等待攝影的空擋,賴佳怡踩著黑色高跟鞋,不時舒展身體拉筋。她一面做,一面分享自己堅持站著開會的故事。「我說,你們坐著沒關係,但我想站著,不然一整天真的坐很久。」聊著聊著,賴佳怡一度想拉旁邊經過的日本男同事入鏡,只見她帶著俏皮的微笑跟對方說:「Because you are so handsome!」

1982年成立的NEC台灣,是NEC(日本電氣株式會社)的第一個海外分公司,在台灣已有36年歷史。2018年1月,賴佳怡成為NEC台灣首位女性總經理,作為這個改寫內部歷史的人物,當時她加入NEC台灣還不滿1年。

科技界的女性經理人本來相對就少,能在日商企業中扛大梁更不多見。而賴佳怡一上任,馬上又寫下另一個驚人紀錄——一個月內,她竟開了128場會議,和員工面對面對話,好以最快速度掌握每個人的職務與優劣勢,作為接下來交辦任務與決策的基礎。

平均一個工作天至少排5場會談,其他時間還得穿梭在不同部門間,繼續處理日常業務。聽來就讓人覺得疲勞的行程,賴佳怡講起來卻泰然自若。而且不管何時看到她,都一樣神采奕奕,想來,賴佳怡一定有一套讓自己忙而不亂、思緒常保清晰的心法?

果不其然。對很多上班族來說,疲勞轟炸的來源,一是永遠回也回不完的電子郵件;二是再怎麼開也開不到盡頭的大小會議。從對付這兩個「精力殺手」的態度,足以一窺賴佳怡的工作與生活哲學。

一個失誤

學到當天務必讀完郵件

每天湧進信箱的郵件高達300封,但賴佳怡很自豪地說:「每天睡覺前,未讀郵件一定是0,」她笑說,萬一還有「漏網之魚」,閃著紅色的未讀通知,自己一定會點進去查看。

練出一手快速消化郵件的功夫,背後有其原因。賴佳怡坦言,過去在戴爾電腦(Dell)擔任副總經理時,一下子掌管數十人團隊,工作量驟增,一度過著被時間追著跑的日子。

賴佳怡的未讀郵件曾一個月累積下來高達四、五百封。「我印象很深刻,有次我把屬下叫來,狠唸了一頓,對方才跟我解釋,工作早已完成、也已寄信回報進度,」她回憶。賴佳怡確認之後,才發現這封信真的被遺漏在未讀信件中。「當下很不好意思,因為自己沒做好管理。」

有了這次經驗,賴佳怡痛下決心,絕不發生第二次。她花了3個晚上,清理累積的五百多封信。賴佳怡說,

「領導者還是可能犯錯,但重要的是,能不能面對自己不完美的地方,做出改變。」

堅持在睡前,把未讀信件歸零的習慣,十幾年來,她維持至今。

當然,很多信件讀完未必可以當下處理,賴佳怡解釋,她會選擇在晚上讀完信後,把需要進一步行動的信件標記起來,做下筆記,「隔天一早,我看到信件標記的小紅旗,就很清楚哪些工作要先處理完畢。」

每分每秒都可能有信件湧進,「有信就回」絕非最好的處理之道。賴佳怡的作法是,她每天分4個時段回信,分別是上班前半小時、中午、離開公司前、睡前。如此有紀律的安排,難怪記者在下午3點寄出的約訪信,當天晚上就收到回覆,即使隔天一早,賴佳怡就要飛去日本出差。

一個創舉

1個月內與員工一對一面談

總經理日理萬機,如何不因為天天超頻運作而提早當機?賴佳怡的訣竅是:事前善加計劃,把力氣專注在對的事情上。

賴佳怡畢業於淡江大學資訊管理學系,1999年進入國際知名IT公司甲骨文(Oracle),從業務經理一路升到資深經理,之後進入IBM、Dell、SAP等國際大廠。

作為業績悍將,賴佳怡曾是一碰到任務,就第一個帶著整個團隊往前衝的人;但直到開始擔任總經理層級的職位,她才漸漸體會《孫子兵法》中:「勝兵,先勝而後求戰」──事前計畫的重要性。

在接任NEC台灣總經理職務的前兩週,賴佳怡即根據時任NEC台灣董事長吉田直樹的指示,草擬一份上任100天的計畫,幫助自己確認可能的挑戰與資源調度問題。

上任首月,之所以要跟員工一對一密集會談的理由,則是由下而上蒐集第一手資訊,藉此釐清她在管理議題上的優先順序。「一次大約30分鐘,我跟每個人談工作內容和他們各自的困難,再彙整出共同元素,那就是我在改革中優先要處理的,」她說。

會談中,賴佳怡會一邊針對重點做筆記,她說,自己這一個月就用完一本筆記本。一週下來,她定期在週末整理筆記內容、彙整進度,花上2小時撰寫報告給需要溝通的同仁。她不累積「功課」,也藉此確保雙方認知一致,溝通管道暢通無礙。

一個轉念

自己來,不如訓練員工動腦

不過,管理者太過專注也不行,賴佳怡笑說,她在SAP擔任總經理時,曾做過一項針對領導者特質的測驗,她在專注力項目上拿到97分,這樣的高分卻被專業人資顧問評為不及格。

原因是,若管理者太過專注在單一領域上,容易見樹不見林。顧問建議賴佳怡,只要掌握大方向即可,不見得非要自己跳下去做不可。

因此,每個週末,賴佳怡會有意識地提醒自己,徹底放鬆腦袋,為自己留時間思考、沉澱,跳開現在的位置,思索公司策略與方向。

賴佳怡把手上的茶杯拿近說明:「太過專注的話,只會看到茶杯裡面;但對領導者來說,必須退一步、看到大局,才能更妥善運用公司資源。」

當然,一個人再能幹,畢竟時間、精力都有限。尤其是面對千禧世代(1980~2000年出生者)員工,賴佳怡再三強調,過去命令與控制的管理方式,已經不管用。比起「總經理決定」,她更傾向適時授權下屬。

「我很喜歡引導他們撥開問題迷霧的過程,有時候只是花個5分鐘,列清楚條件與限制,員工自己就可以找出答案。」賴佳怡用認真的表情說:「這樣,每一個人就不只是手腳,也都是頭腦。」

賴佳怡很清楚,培養出一群「會動腦」的員工,才是紓解管理壓力的根本之道。

多年實戰經驗下來,身為職業婦女,要兼顧工作與家庭,賴佳怡的體會是,沒有“work-life balance”,她認真說:「但我們要追求“work-life efficiency”,有效率地做事情。」

所謂「有效率」,未必等同「一心多用」,賴佳怡的建議反而是,有意識切割在不同場合的不同身分,當下集中心力在眼前事務上,才不會明明在吃晚餐,卻想著沒完成的專案,結果食之無味,專案也沒有實際進度。

另一個身分是母親的賴佳怡,有感而發地說:「每天晚上7點到10點,我也希望盡量能陪家人。我想知道小孩在學校如何、過得快不快樂?」不管是面對工作夥伴與家庭成員,賴佳怡強調:「專心會讓對方感覺到被重視,專心也可以提高做事效率。」

透過不同的頻道切換,也等同是種休息,對己對人都好,這樣的雙贏,何樂而不為?

科技女王這樣兼顧家庭與事業

事先計畫

上任前兩週,草擬出100天要做的計畫,不僅可以事先列出可能風險與條件,也有助於階段性確認。

效率回信

睡前讓未讀郵件歸零,並標記信件,隔天一早立即知道優先順序。1天分4個時段處理,有效掌握進度。

善於授權

讓專業團隊處理任務,專案過程設置檢核點。同時也訓練員工發揮腦力,減輕決策負擔。

專注當下

不管是工作還是家庭時間,懂得好好切換,盡情享受當下。專注不僅讓對方感到被尊重,也提高相處品質和效率。

紀律運動

每週擠出時間踩飛輪、跑步,享受流汗紓壓的時光,不僅保持體態,更能徹底在運動中,釋放壓力。

 

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