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雲端時代,如何管理遠距工作者?!

作者:李筑音  圖片:王竹君 

嚮往彈性工時、在家工作的人愈來愈多。 當你的工作團隊分散各雲端時,經理人的管理新挑戰,從對自己的覺察力「重開機」開始!

隨著雲端科技的進步,現代人的工作場域和型態也不斷改變,以往提到「遠距工作者」(remote workers)多半會聯想到SOHO、派遣一族。然而如今,愈來愈多名列《財星》雜誌(FORTUNE)500大企業的員工,例如:勤業眾信(Deloitte)、英特爾(Intel)、安泰保險(Aetna)等,也逐漸採行遠距辦公模式。

美國IBM公司自從1995年便開始實行遠距工作方案。在2009年白皮書當中提到,全球38.6萬名員工,其中有40%採取遠距工作,為公司省下不少辦公室成本。

不僅如此,IBM還將省下的7,800萬平方英尺辦公室空間,出售其中的5,800萬平方英尺,為公司賺入19億美元(約新台幣590億元)。

雲端時代的來臨是大勢所趨,不論身處哪一個行業,管理者勢必都得面對如何管理遠距工作者的新課題。

辦公室「干擾」太多,已非必需品

美國網路軟體公司37signals創辦人之一傑森.福萊德(Jason Fried)就曾提出大膽言論說:「辦公室是一種奢侈品而非必需品。」

在美國芝加哥一場TED演說當中,他以「為什麼上班時工作做不完(Why work doesn't happen at work?)」為題,直言不諱地指出:「走進辦公室就像走進榨汁機一樣,一天的工作被榨成好多個片段,這邊15分鐘、那邊30分鐘的拼湊⋯⋯。」

他認為,辦公室的干擾太多,包括頂頭上司三不五時要求你報告工作進度、周遭同事突然跑來問你問題、開不完的大小會議等等,都會大幅地降低工作效率。

福萊德強調,遠距工作不代表「完全從辦公室撤離」,只是員工沒有必要1週5天、每天朝九晚五坐在辦公室內。明智的經理人,應該將工作環境打造成一個讓員工覺得「我有需要、我想把工作做好時,我會進辦公室」的空間。

以1999年創立的37signals為例,從4人創始團隊發展至今,成為旗下有36名員工的小公司,每到夏季,員工一週只需工作4天。在他們的芝加哥辦公室內,只有一間簡報用的小型講堂,還有一張乒乓球桌,10名員工在裡面工作,其他員工都採取遠距工作模式,包括共同創辦人之一大衛.漢森(David Heinemeier Hansson),工作地點是在丹麥的哥本哈根。

儘管如此,這家公司仍然每年賺入幾百萬美元,不僅是網路業績效最高的公司之一,全世界更有超過300萬家企業使用他們開發的Backpack、Campfire軟體,曾被美國《連線》雜誌(WIRED)評選為「10大最值得關注的新創公司」。

管理者要拉長「自我覺察」的天線

英國維珍集團(Virgin)創辦人理察.布蘭森(Richard Branson)曾說:「想與人合作的成功關鍵,就是必須彼此信任,信任別人不管身在何處都能完成工作,不需時時監督。」

如果眼前看不見,身為經理人,該如何管理雲端時代下的遠距工作者?

人才諮詢公司TalentCulture執行長梅根.畢若(Meghan M. Biro)以自身為例,在《富比士》雜誌(Forbes)報導中提到管理遠距工作團隊的心法。她認為,領導遠距工作團隊,千萬不可在設定目標與任務後,就放手不管。要善用雲端科技工具與遠距團隊溝通,主動對他們塑造、傳達企業文化,才能激勵他們發揮潛力。

此外,最重要的關鍵之一,在於主管要有善於「自我覺察」的能力,不只要了解自身的技巧、能力、強項、弱項,對於遠距團隊也要有同理心、充分感受他們的需求,並提供他們順利達成任務所需的工具與協助。

《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)也提到,不論是管理辦公室員工或遠距工作團隊,當主管具有覺察能力時,才能真正打開感官去了解、認識自己的部屬,掌握他們的技能、性格、偏好及工作彈性等。

換句話說,就是以「3D」視角綜觀團隊成員的不同面向,而非只是透過履歷表來認識他們。如此一來,管理者才能減少遠距管理的障礙,恰如其分地把工作交付給正確的人選。

3項要訣,抓住遠距團隊的心

除了在心態上做好準備,《遠距工作,go!》一書中提到不少實用技巧,教導你如何有效管理遠距工作團隊。

1. 派出「先驅實驗團隊」

要成功執行遠距工作模式,不能只挑出1、2名員工將他們「發配邊疆」,不妨先派出先遣部隊嘗試一段時間,美國富達保險(American Fidelity Assurance)正是如此。先從一群自願遠距工作的員工開始實驗,他們之後就成為公司內部的遠距工作「推廣人員」,分享自身經驗、把計畫推行至其他部門。

此外,要徹底實驗遠距工作,不能三天捕魚、兩天曬網,至少得試上3個月。一開始可以從1週2天遠距、3天進辦公室開始,慢慢切換成2天進辦公室、3天遠距,調整到彼此可以適應整週遠距工作為止。

2. 和遠距團隊「定期聚會」、「一對一接觸」

37signals所有員工每年至少進行2次,為期4、5天的定期聚會。一方面討論公事、展示最新產品、決定公司未來發展方向等;另一方面,也讓大家把真實面目與電腦螢幕上的名字連結起來,尤其是介紹新人給工作團隊認識的重要場合。

除了年度定期聚會,每隔1、2個月,管理者應該拿起電話與遠距員工聊一聊,類似辦公室的「一對一接觸」(one on one)。談話重點在於以輕鬆的態度與他們電話訪談,而非針對某特定專案批評或回應某件工作,時間可控制在20∼30分鐘左右,聊得起勁的話,甚至拉長至1小時也無妨。

3. 謹記:遠距團隊並非「次等公民」

遠距工作模式能讓管理者更聚焦在工作成果上,因為主管唯一能評斷的,是「這個人今天的工作進度如何」,而非「他們幾點進辦公室」或「加班到多晚」。然而別忘了,遠距員工也是人,並非辦公室員工外的「次等公民」,或是一群從日出工作到日落的機器人。

另外,為了避免遠距工作模式令員工生活變得狹隘,管理者應該多鼓勵遠距工作者豐富工作以外的生活經驗。37signals的做法是:送給遠距員工各式各樣精選的特色旅遊行程,做為年終贈禮。例如:去巴黎上廚藝課程,或是全家同遊迪士尼樂園等。同時,也由公司出資贊助遠距員工發展多元興趣,像是自由車賽車、木雕、登山健行等。

《科技想要什麼》一書作者、科技趨勢大師凱文.凱利(Kevin Kelly)曾說:「不久的將來,所有人都將遠距工作,包括現在坐在你對面的同事。你得為局勢反轉預做準備。」

雲端時代下的管理者,別再死守辦公室了,多給自己和團隊一點彈性空間吧!

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主管為什麼反對遠距工作?

害怕失去掌控權?

不少管理者會以「我怎麼曉得他們有沒有在工作」為藉口,反對遠距工作模式。其實說穿了,就是害怕自己無法掌控全局。認為只有把員工擺在自己視線之內「直接督導」,才能完全控制他們。

「我現在就要答案!」

在同一辦公室內,管理者容易養成凡事都要「愈快愈好」的習慣,一有問題,就走到同事或部屬面前,希望他們立刻給你答案。其實許多不是十萬火急的事,用電子郵件或即時通訊就行了,甚至用電話詢問都會比直接打擾正在工作的部屬好得多。

家裡充滿了分心誘惑?

管理者反對員工在家工作,認為在家裡令人分心的事物和誘惑太多,例如「他們會看電視、打電玩」等等。其實就算在辦公室工作,員工還是會找機會瀏覽Facebook、觀看YouTube影片,或是用其他線上軟體聊天,管理者應該設法找出他們工作缺乏效率的真正原因所在。

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遠距工作更要「保密防諜」!

遠距工作者經常帶著筆記型電腦在不同環境工作,為避免公司機密外洩,網路資訊安全更要做到滴水不漏。

使用硬碟加密功能:例如蘋果OS X作業系統內建的FileVault功能。

解除自動登入功能:從待機狀態恢復使用時必須輸入密碼,並設定電腦停止活動10分鐘後自動鎖上螢幕。

智慧型手機和平板電腦也要加密:在外工作,難免會用手機或平板電腦收發公司郵件,就算是私人行動裝置,也都要加上密碼鎖。

高璐華
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