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報告明明做足準備,台下還是一堆人在滑手機?簡報高手有在做的10個秘訣!

作者:李念庭  圖片:unsplash.com 

你是否曾疑惑,為何報告明明做足準備,講解內容也夠精確,台下還是一堆人在滑手機?「簡報力」是職場必備技能之一,如何製作一份清晰易懂的簡報,讓老闆/客戶留下深刻印象,為自己職場形象加分?

職場上,「簡報力」無疑等於「競爭力」。不論是菜鳥職員或高階主管,製作一份內容專業、版面精美且易於理解的簡報,都有助於更有效率傳達訊息,達到溝通、說服目的。

如何製作一份好的簡報?國外網站《MakeUseOf》、《Visage》、《Envato》整理出5個製作簡報的小技巧:

1. 文字別多於6行

簡報不是「講稿備忘錄」,文字精簡即可。密密麻麻的字不僅容易讓閱讀者視覺疲勞,也不甚美觀。

2. 一個案例用一張投影片呈現

不少人會把多個案例按編號條列,並一同塞在一張投影片中,做一次性的講解。不過,對觀眾而言,看完簡報後,讓他們印象深刻的不會是10個條列式的案例,而是10張精美的投影片。

3. 顏色不超過5種

簡報相當注重「協調性」,過多的顏色只會徒添雜亂,轉移事件的焦點。在製作簡報過程中,使用的顏色盡量別超過5種,維持簡報的簡約及一致性。

4. 切勿全以圖片呈現

或許很多人會認為,圖片比文字吸睛、有故事性,但簡報終歸不是「相冊」,在提供大量圖片之際,別忘了加上註解或結論,增加簡報的豐富度及設計感。

5. 善用SmartArt

闡述較為複雜的事件,或有數據的資訊時,不妨用SmartArt將資料視覺化,不僅利於閱讀理解,也有助於風格打造。

不過,雖然SmartArt功能便利,敲幾下就能快速產出色彩繽紛的專業圖表,也別張張都用SmartArt呈現,會顯得過於花俏,進而失去議題焦點。

進行製作前,不妨先思考圖表是否真能增進觀眾對這筆資料的理解?或者,圖表只是「可有可無的設計」?

如何進行一場成功的簡報?這5點是關鍵

設計美觀、易於理解的PPT檔案固然重要,在觀眾面前如何表達、展現想法,才是簡報的靈魂。如何讓台下觀眾聚精會神聆聽,不被周遭事物分心?《techadviser》、《lifehack》整理了5個簡報演講重點:

1.  做好萬全準備

上台報告前一定要做足功課,透徹理解簡報內容,以及為何要設計這一章節的理由。若練習時間充裕,不妨試著關掉投影片,在沒有圖表、文字線索情況下,還能流暢表達看法,正式演講時肯定也會相當順利。

2. 演講進度和簡報同步

盡量確保簡報進度是現正談論的內容。若把要點一次性展示出來,當你還在講解第一點時,觀眾早已超前閱讀完其餘的三點,會分散注意力。

3. 「簡報外」的事物也很重要

別忘了,「簡報只是演講的一部分」。完成整體內容架構、預習好流暢的演講後,就該跳出以「簡報」為中心的思考。

在燈光轉暗的講台上,你該穿何種衣服,才能凸顯專業自信?在講解某某部分時,該做何種肢體動作,能達到最佳說服效果?

4. 注意使用的「語調」

如何讓溝通更有渲染力?內容固然是影響關鍵,但抑揚頓挫、富有變化的語調,可達事半功倍的效果。
若聲音過於平緩,演講內容再豐富,也會使聽眾昏昏欲睡;使用生動活潑的語調,不僅能突顯訊息重點、幫助理解,還能提振在場眾人的精神。

5. 向觀眾提問

演講一段時間後,聽眾難免會失去專注力,這時可趁勢提出問題,讓觀眾快速回神,也能增進雙方互動感,為這場簡報印象加分。

蔡恩全
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