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擺脫焦慮,提升決策力!

作者:洪懿妍  圖片: 

無論是CEO、經理人、小主管或店長,太多人都會面臨大大小小的決策時刻。 想擺脫自信不足、難以決斷的困境,你可以按照6大步驟,有邏輯地建立你的聰明決策。

對你的職涯、公司未來與部屬前途產生重大影響。因此,如何做好決策,絕對是所有經理人必須慎重學習的一門課。

只是,很多人對決策這件事心懷恐懼,因為決策與責任是一體的兩面,當你做了決定後,勢必得為它帶來的結果負起責任。

在這樣的情緒下,經理人很可能會盲目地做決策。《決策》一書中就歸納出幾種不良的決策模式,包括:防衛式的迴避(下意識地延誤決策)、過度警戒(把所有心力都放在蒐集資訊上,而忘了自己其實是在做決策),以及反應過度(因為想擺脫焦慮而衝動決策)等。

這些決策模式也許不會引發太大問題,但也可能會造成重大的失敗與挫折,端視你的運氣而定。

然而,做決策不是擲骰子,絕不能靠運氣。你需要的是一套系統化、科學化的方法,學習如何做出較好的決策,而且愈來愈好。熟悉底下6個步驟、環環相扣的決策流程,一定可以讓你擺脫決策焦慮,提高決策品質。

聰明決策6步驟

Step 1 問對問題

● 表象?

● 根本?

決策的目的就是要解決問題,因此,你必須先確認問題是什麼。你看到的是表象,或是根本的問題?

舉例來說,你的部門近半年來開始出現虧損,但是,虧損並不是問題所在,它只是問題的徵兆,真正的問題是那些造成虧損的原因。有可能是既有客戶流失、產品出現瑕疵、或是競爭對手推出新產品等。

弄清楚問題的本質,多問「重點在哪裡?」「到底發生了什麼事?」「為什麼會這樣?」以確保你在決策的一開始就走對方向。

Step 2 設定目標

● 符合眾人利益

● 維持一致性

當你釐清問題後,接下來就是針對問題,設定決策目標。

如果你的問題是「因為競爭對手推出新產品,而使得公司產品滯銷」,那麼,你的決策目標可能會是「提高公司產品的銷量」,或是「開發新產品」。

決策目標必須要能符合個人及組織的利益,目標設定不當,一定會影響到後續一連串行動的合理性。設定目標的一個常見做法是:由經理人召集相關成員組成決策小組,收集內外部的情報資訊,然後進行集體的研究與討論,最後設定一個有共識的明確目標。

此外,目標的一致性非常重要。失敗的原因有時不在於一開始做出錯誤決策,而是後來目標轉變了,使得先前做的正確決策變得不合時宜。

例如,一年前你的決策目標是為產品開拓新市場,因此決定砸大錢做行銷。但在一年後,你的目標可能變成穩固舊有市場,此時,再把資源全丟在行銷上可能就不恰當了。

Step 3 羅列可行方案

● 窮盡所有選擇

● 不要自我設限

有成效的決策者,總是會睜大眼睛尋找各種可行的方案。既然你已組織了一個決策小組(或智囊團),務必讓這個團隊充分發揮效能。鼓勵成員提出內心的想法,盡可能列出可行的方案。

在這個階段中,決策者應該做的是「窮盡」所有方案,千萬不要因為一些莫名奇妙的因素而自我設限。

在「有效的決策」一文中,管理學之父彼得‧杜拉克(Peter F. Drucker)便提醒經理人,在做決策時,擔心別人的接受程度,或避免說某些話以免引起反彈,根本是不必要的。

因為「我們擔心的事很少發生,而料想不到的反對力量與難關,卻可能會變成難以克服的障礙,」杜拉克說。

因此,不要在未經審慎思考的情況下,就做出妥協,過濾掉一些可能有效的方案。

Step 4 選定最佳方案

● 釐清目標與選項的因果

● 逐次刪除不適合選項

著名的談判與決策顧問約翰‧哈默德(John S. Hammond),在《哈佛商業評論》(Havard Business Review)上一篇合著的文章「做取捨的理性方法」中指出,做出明智的取捨,是決策過程中最重要、也是最困難的工作之一。「你考慮的選擇愈多,追求的目標愈多,必須做的取捨也就愈多,」哈默德點明。

因此,在做決策時,經理人常會陷入兩難。手頭上的方案各有優劣,難以分出勝負,又怕猶豫不決會誤了大事。哈默德建議,經理人可以採用「決策因果關係表」,簡要寫下特定方案與特定目標間的因果關係,對所有狀況形成通盤的了解,然後再以消去法淘汰不合宜的選擇。

Step 5 採取全面行動

● 告知相關人士

● 挑選適當執行者

在你做了許多科學性的分析與評比後,終於得到了一個最佳方案,接下來,就是影響決策成敗的關鍵:行動力。不管你的決策是什麼,惟有付諸行動才能獲得成效。經理人必須回答下列問題:

.決策內容應該告知哪些相關人等?

.後續行動由誰來負責?他是否有能力擔此重任?

.人力與資源應該如何配置?

.何時應該完成工作?

.應該獲得什麼成果?

選擇合適的執行者非常重要,你要想辦法讓他們貫徹你的決策。首先,你要解釋決策的風險與好處,以及你做決策的思考邏輯,贏得他們的認同與支持,才能讓他們全力以赴。

不過,經理人要特別注意,別光想著把決策交給部屬執行,卻沒有將決策內容告知其他相關人等。動作只做一半,結果可能會造成無法挽回的損失。

Step 6 來回檢視決策

● 監督與回饋機制

● 不定期修訂

行動方案付諸實行後,一定要有監督與回饋機制,執行者必須定期向決策者回報,追蹤檢查實際的成果是否符合預期。

很多人以為,決策一旦出籠,一定要執行到底。有時,基於權威和面子的考量,經理人明知做錯決策,也不肯鬆口改弦易轍。事實上,不論是多英明的決策,都不可能持續很久。我們生活與工作的環境,都是以動態模式在運轉,決策當然要保持彈性。

因此,不要以為決策不能改變,相反的,不定期修訂決策才是常態。經理人最好「親臨現場」,實際觀察決策成效與第一線人員的回饋,一發現錯誤,馬上勇敢認錯,做出修正。總而言之,面對決策關頭,除了把握決策的重要步驟外,也請務必謙卑以對。不要仗著過去的成功決策而自傲,也毋須害怕未來的決策風險而退卻。

好決策 key point

● 正確決策的第一步:釐清問題本質,留心是否只看到表象。

● 決策小組應盡量找出「所有」可行方案,勿自我設限。

● 將決策付諸行動後,要定期檢視、修正,保持彈性。

富蘭克林的決策之道

美國最著名的思想家班傑明‧富蘭克林(Benjamin Franklin)在寫給科學家約瑟夫‧卜里斯萊(Joseph Priestly)的信函中,提到了他的決策之道:

「⋯⋯我無法建議您要做『什麼』決定,但我可以告訴您『如何』做決定。

我個人的方法是:在一張紙上畫一條線,分為兩欄,經過3、4 天的思考後,用簡短文字在一邊寫下不同時候想到的正面意見,另一邊寫下反面意見。

寫完之後,從一個整體的角度來看待這些資料。如果正反兩邊有兩點的重要性似乎相同,就把它們全部剔除。如果某2 點反方的意見等於某3 點正方的意見,就把這5 點全部剔除。經過1、2 天進一步的思考後,沒有正反兩方的新意見出現,我就會開始做決定。⋯⋯」

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