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微軟前大中華區副總裁蔡恩全:落落長,亞洲人說話與簡報最常犯的錯誤!

作者:蔡恩全  圖片: 

一開始就把你的故事給框好──我要跟你談這三件事,一是什麼、二是什麼、三是什麼,其實也是暗示聽眾「請勿打擾、請照著我的邏輯來」。

不管是開會簡報、跟你的老闆一對一面談、寫email,我要給大家一個很重要的一個觀念,叫“drive your conversation”。

這裡我用“drive”開車這個字,為什麼要開車?因為方向盤在你手上的話,你才能決定要左轉右轉,而不是被別人drive。所以,關鍵就是「抓回主控權」。

那該怎麼drive?首先,你要“frame your story”,架構你的故事。受眾是誰、他要聽什麼、你要達到什麼目的,你想清楚了,把你的story寫下來、框起來。

大家常講agenda議程,這個agenda就是你的frame、你的框架。Agenda裡面,列出一條一條bullet points,有你的邏輯在裡面,抓著大家來跟從你的邏輯,來聽這個簡報、跟你的主管面談,甚至寫email,都可以用這個技巧。

其次,我要特別跟大家強調的,這也是我們亞洲人最容易犯的錯誤,就是喜歡「落落長」,很冗長地講一件事情。

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基本上這是一個在跨國領域,尤其在比較高階的經理人會議裡面,我看到我們東方人或台灣人最常犯的錯誤。因為我們從小被教育,生怕人家不知道你做了很多好的事情,所以希望把每一個細節都交代清楚,常常前面講了很多東西,但真正要表達的訊息,卻放在很後面。

尤其如果很多高階主管也在現場,不是每一個人都有那麼多耐心,結果是怎樣?你還沒講到你要講的部分、最重要部分的時候,你就被打斷了,聽眾開始問你問題,就把你整個步調打亂了。

我剛剛提到,開會簡報最關鍵的就是drive your conversation,掌控你的conversation,所以如果一開始你沒有frame your story,你很容易被人家drive。

那你會問,一開始不講這些背景訊息,那要講什麼?我給大家的建議是“always start with a summary”,先從摘要重點講起。

我舉例:

Ladies and gentlemen, this is my agenda today. Basically, I'm going to cover three areas. Number one, I'm going to talking about the business year-on-year. Number two, I'm going to talking about the market share year-on- year. Number three, it's all about customer satisfaction. So this is the basic agenda we have. So now I'm going to start with number one.

類似這樣子,很succinct、簡潔扼要,一開始就把你的故事給框好,我要跟你談這三件事,一是什麼、二是什麼、三是什麼,其實也是暗示聽眾「請勿打擾、請照著我的邏輯來」。

所以提醒大家,永遠start with a summary,而不是long story。寫email一樣,summary在前面,long story附在後面,願意看的人自己看。

蔡恩全
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