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開會不是「開了就好」,好主管都用這4原則主持會議!

作者:洪懿妍  圖片:Unsplash.com 

如何主持一場成功的會議?首要之務是掌握4大基本原則。

當部屬的多半不喜歡開會,殊不知,對主管來說,開會壓力也很大!尤其是年輕、或剛上任的新手主管,會議不只是下指令的場合,同時也是直接面對下屬質疑跟挑戰的時候,每個人都睜大眼睛在看:這個位子,你可以坐多久?

知名的激勵專家,《言語無價》(Talk Ain't Cheap? It's Priceless)的作者艾蓮‧麥達(Eileen Mc Dargh)就指出,在限定時間內,召集數目適當、職務適當的成員,進行一場緊湊、聚焦、成功的會議,有助於將新手主管快速拉高到領導人的層次。

不過,這種能力不是天生的,需要事前好好準備。既然會議室是建立主管威信的重要地點,最好從召集會議那一刻起,就開始沙盤推演,做好計劃。這樣才能發揮領導力,帶領下屬「愈開愈會」,而不是「愈開愈不會」!

如何主持一場成功的會議?首要之務是掌握4大基本原則。

原則1:開會目的先想清楚

召集會議之前一定要先想清楚,你希望這場會議結束之後,獲得什麼樣的結果。

●你想要解決某個問題?

●你想要得到有用的構想?

●你想要了解計劃的進度?

●你想要傳遞或接收某些資訊?

原則2:會議流程再三確認

開會最忌議題東拉西扯,夾纏不清。在開會之前,把所有的問題組織排序是極為重要的一件事。一份妥善研擬的議程可以讓所有與會者掌握會議的梗概,提升會議效率。

一份好的議程內容必須包括:

●會議的時間及地點。

●會議主題。如「X專案進度會議」、「預算會議」、「腦力激盪會議」等。

●討論的子題。

●所有出席人員名單。

●每個子題的報告人姓名。

●每位報告人所分配到的時間。

為了讓與會者進入狀況並做好準備,你最好在會議前兩天就將議程送出,同時也要求報告者先將需要其他人閱讀的資料寄出。

原則3:發言時間分秒必較

時間是不可逆,無法取代的珍貴資源,沒有人希望自己的時間被浪費。

要知道,某人在一個8人的會議上遲到15分鐘,就等於耗掉了組織兩小時的時間。

因此,會議時間一到,就馬上進入議程,儘速建立明快的領導人形象。接下來,以議程作為你掌控時間的最高指導原則,嚴格要求與會者遵守規定的發言時間。

務必事先確認所有重要議題都已納入議程,不要在議程最後列個「臨時動議」欄位,它往往就是浪費時間的幫兇。

如果你意識到大家在某個議題上逗留太久,想辦法加快步調,快速做出決定。或者,要求相關成員另外再召開一個小會議,進行討論。

此外,可以在會議以外的時間做的事,就不要拿到會議上來做。例如,可事先閱讀的資料、可透過電子郵件或佈告欄公布的訊息等。

如果你想確定團隊成員都了解你的意思,並且需要雙向溝通,那麼只要針對先前發出的訊息,透過email問答確認就行了。

還有,在會議上最好不要為了一些小事追根究柢,可以留到會後再說。

原則4:讓所有人感到滿意

記住,當你主持一場會議時,既要處理事,也要處理人。因此,除了達成會議目標外,也要讓與會者感到滿意。

針對你的會議主題,也許有人希望再增加某個討論議題;也許你分配給某個議題的時間太多或太少。你要允許與會者在開會之前,對議程提出意見,並且在會議中鼓勵開放性的溝通。

還有,開會是個民主的過程,絕不要拿頭銜來壓人。最後,會議結束時,花個幾分鐘的時間,對照你的會議目標,來評估會議的成效,以作為下次開會的改進依據。

開會前6點提醒

1.必要時才開會。

2.要求與會者關掉手機或調成靜音。

3.檢視行之有年的例行性會議,如果已經淪為形式,取消它。

4.避免在晚上及週末開會,如果非得這麼做,至少要保留到緊急時才用。

5.不要在開會時進行社交,別把會議室當成交誼廳。

6.別忘了說︰謝謝。

羅祥安
做出更好的決定:從個人到團隊的膽識養成
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